Czirjákné dr. Vladiszavlyev Anita hatósági szakügyintéző, kamarai jogtanácsosJogi és Hatósági Főosztály / Hatósági, Építésügyi és Oktatási OsztályKiss Anna informatikai referensMűködést Támogató Főosztály / Informatikai Osztály

A 2017. február 10. napján megjelent cikkünkben már foglalkoztunk az egyes hivatalok (különösen önkormányzatok (jegyző), kormányhivatalok, bíróságok) közötti elektronikus kapcsolattartás gyakorlati megvalósításának egyes kérdéseivel, mely már a régi Pp. (a polgári perrendtartásról szóló 1952. évi III. törvény) 2016. július 1-jével hatályba lépett módosítása következtében kötelezővé vált a közigazgatásban is.

Napjainkra az elektronikus ügyintézés, illetve az elektronikus kapcsolattartás követelménye a közigazgatási ügyek egyre szélesebb körét érinti. Az Eüsztv. 1. § 17. pontja sorolja fel, hogy melyek azok a szervek, amelynek az elektronikus ügyintézés lehetőségét kötelező jelleggel biztosítaniuk kell. Ezek között szerepelnek – egyebek mellett – a helyi önkormányzatok, az államigazgatási szervek (pl. kormányhivatalok) és természetesen a bíróságok. Arról pedig, hogy mely közigazgatási hatósági ügyek azok, ahol kötelező az elektronikus kapcsolattartás, az adott ügykör részletszabályait meghatározó ágazati jogszabályból tájékozódhatunk.

2018. január 1-jével sor került a polgári és a közigazgatási bíráskodás szabályozásának különválasztására is: a polgári peres eljárások részletszabályait az új Pp. (2016. évi CXXX. törvény) tartalmazza, míg a közigazgatás jogsértő tevékenységével szemben a Kp. kíván jogvédelmet és jogorvoslatot nyújtani az ügyfeleknek a közigazgatási bíróságok révén. Ugyancsak jelentős változást hozott a közigazgatási hatósági ügyintézésben, hogy a közigazgatási hatósági eljárás alapkódexét, a Ket.-et felváltotta az Ákr. 

Fontos kiemelni, hogy a fentiekben ismertetett jogszabályi változások érintetlenül hagyták azt a korábbi kitételt, miszerint kizárólag a jogi képviselővel eljáró ügyfelek valamint a belföldi székhellyel rendelkező gazdálkodó szervezetek számára kötelező az elektronikus kapcsolattartás, ők az önkormányzat (jegyző) által hozott döntéssel szembeni jogorvoslati kérelmüket és egyéb beadványaikat joghatályosan kizárólag elektronikusan (cégkapuról az önkormányzat hivatali kapujára történő beküldéssel) terjeszthetik elő (ld.: Pp. 608. §). Természetes személy ügyfél elektronikus kapcsolattartásra továbbra sem kötelezhető, ugyanakkor az általa papíralapon benyújtott beadványt az elsőfokon eljárt hatóság digitalizálást követően elektronikusan köteles továbbítani a másodfokon eljáró hatóság/bíróság felé.

A Hivatali Kapu(k) folyamatos figyelemmel kísérése elengedhetetlen az eljárási határidők pontos betartása érdekében.

Az Ákr. 50. § (6) bekezdése a fellebbezésnek a másodfokú hatóság részére történő felterjesztésre legfeljebb 8 napos határidőt állapít meg. Keresetlevél esetében a továbbításra nyitva álló határidő függ attól, hogy többfokú közigazgatási eljárásban hozott döntésről van-e szó (itt a határidő 5 nap) illetve, hogy a keresetlevél tartalmaz-e azonnali jogvédelem iránti kérelmet (ez esetben a határidő már csak 3 nap) (Kp. 40. § (1)-(2) bek.).

Ha pedig a jegyző határozata ellen közvetlenül a bírósághoz lehet fordulni, az esetben a továbbításra nyitva álló határidő 15 nap, azonnali jogvédelem esetén pedig 5 nap áll rendelkezésre. Természetesen vannak olyan ügykörök, ahol a jegyzői döntés felülvizsgálatára nem közigazgatási perben, hanem polgári peres eljárásban kerül sor (pl. a jegyző birtokvédelmi ügyben hozott határozatának megváltoztatása iránti per), mely esetben a felterjesztésre nyitva álló határidő csak 8 nap (Pp. 566. §).

Korábbi cikkünkben részletesen ismertetésre került, hogy milyen teendői vannak az önkormányzatoknak, ha Hivatali Kapujukra beadvány (fellebbezés, keresetlevél) érkezik.

A következőkben ismételten bemutatásra kerül, miként kell egy elektronikusan érkezett beadványt kezelni, illetve továbbítani a másodfokon eljáró kormányhivatalhoz illetve a bírósághoz:

A Hivatali Kapura érkező beadvány egy „.krx” kiterjesztésű fájl, ami valójában általánosan elérhető programokkal kezelhető tömörített állomány (fájl), „.zip” formátum, így a „.krx” kiterjesztést lényegében elegendő „.zip”-re átnevezni. Ebből a tömörített állományból kell a kapott dokumentumokat (űrlapot, kísérőlapot, csatolmányokat) kinyerni. (Amennyiben az irat eredeti aktája tisztán papír formátumú, elég a beadvány kísérőlapját kinyomtatni, az iktatószámot azon feltüntetni („bélyegezni”), hogy az iratkötegből kitűnjön, egy elektronikus dokumentum is tartozik hozzá.)

A kapott beadvány formai megfelelőségének ellenőrzése a fogadó önkormányzat feladata: meg kell vizsgálni, hogy amely iratnál ez szükséges követelmény (pl.: keresetlevél, ügyvédi meghatalmazás), ott a hitelesítés rendben van-e:

• Az azonosításra visszavezetett dokumentumhitelesítés (AVDH) esetén ez a PDF dokumentumhoz csatolt igazolás ellenőrzéséből, illetve az elektronikus aláírás érvényességének ellenőrzéséből áll.
• Az ügyvédek saját aláíró kártyával hitelesített (azaz minősített elektronikus aláírással ellátott), nem PDF formátumú dokumentumot is beküldhetnek. Ennek megtekintése és ellenőrzése csak külön programmal lehetséges. Mindkét hazai hitelesítés-szolgáltató (Microsec, Netlock) ingyenesen biztosít ilyen ellenőrző programot, melynek rendelkezésre állásáról az önkormányzatoknak maguknak kell gondoskodniuk. A szolgáltatók honlapjáról ezek a programok letölthetőek.

A kapott beadványt (.krx) és az elektronikusan rendelkezésre álló hivatalos dokumentumokat (egy papíron hozott határozat Word formátuma nem minősül annak)  továbbítani kell a másodfokon eljáró szervnek. A papíron meglévő iratanyagot is meg kell küldeni a másodfok számára az iratkezelési szabályok figyelembe vételével, mivel a másodfok köteles azt a bíróságnak továbbítani. 

Az iratok továbbítására (felterjesztésére) két lehetséges mód van:

• felterjesztés IKR felületen keresztül: az IKR felületen a felterjesztésre szolgáló űrlapot tölti ki az önkormányzat (ehhez is ügyfélkapus azonosítás kell, de a hivatali kapu miatt ilyennel rendelkezni kell), ahhoz csatolja a felterjesztendő dokumentumokat, és a beküldés felületen a mentés gombra kattintva a .krx fájlt lementi, majd az önkormányzat hivatali kapujáról elküldi a címzett kormányhivatal hivatali kapujára. (ez a preferált forma).
• felterjesztés Hivatali Kapun keresztül: Az űrlapot, kísérőlapot, valamint az űrlaphoz csatolt mellékleteket (ez utóbbiakat változtatás nélkül)egy .zip állományba tömörítve Hivatali Kapun keresztül küldi meg a kormányhivatal megfelelő hivatali kapujába.

Lényeges, hogy a jegyző a hozzá ÁNYK űrlapon benyújtott adatszerkezetet NE küldje meg a kormányhivatalnak, ugyanis ezt az ÁNYK űrlapot a kormányhivatal nem tudja kezelni, azt a titkosítás miatt csak a fogadó önkormányzatnál tudják olvasni. A jegyzőnek tehát  a kapott beadványból az ÁNYK program segítségével elő kell állítania az űrlap PDF formáját, készíteni egy kísérő lapot, amiben a beadvány érkezési idejét feltünteti, és ezeket valamint  csatolt mellékleteket kell megküldenie a kormányhivatalnak.

Ugyancsak nagyon fontos követelmény, hogy a továbbítás előtt valamennyi dokumentumot elektronikusan hitelesíteni kell.

Azokban az ügykörökben, ahol az elektronikusan érkezett keresetlevelet közvetlenül a bírósághoz kell továbbítani, ott az önkormányzat (jegyző) feladata, hogy a kapott beadványt az Országos Bírósági Hivatal (OBH) oldalán elérhető, az adott ügytípusra rendszeresített, megfelelően kitöltött ÁNYK űrlap kíséretében a Hivatali Kapujáról beküldje a bírósághoz. A küldést itt is a beadvány megfelelőségének ellenőrzése és a dokumentumok elektronikus hitelesítése előzi meg. (Pl.: jegyző birtokvédelmi ügyben hozott határozatának megváltoztatására irányuló kereset esetén a P26-os űrlapot kell választani és kitölteni)

Beküldés sikerességének megállapítása:

A sikeres küldésről feladási és letöltési nyugta érkezik a beküldő szervezet hivatali kapujára. Az OBH-nak történő küldés esetén a beküldött „csomag” érkeztetéséről és lajstromozásáról is nyugtát küld az OBH szakrendszere. A nyugtákat minden esetben javasolt letölteni és az ügyirat részeként megőrizni.

Amennyiben az önkormányzat több hivatali kapuval is rendelkezik, szükséges annak vagy azoknak a hivatali kapuknak az előzetes meghatározása (lejelentése), amelyekről a beküldés történni fog, illetve amely(ek)re az önkormányzat bírósági iratok kézbesítését kéri.

A bírósággal történő elektronikus kapcsolattartásra alkalmazott hivatali kapu bejelentéséhez az alábbi adatok megadása szükséges:

Hivatali Kapu

• rövid neve
• teljes neve
• KRID száma

A fenti adatokat az efo@obh.birosag.hu e-mail címre kell elküldeni (dr. Kékedi Szabolcs főosztályvezető – Országos Bírósági Hivatal Elektronikus Eljárások Főosztálya 1055 Budapest, Szalay u. 16.)

Összességében elmondható, hogy az elektronikus kapcsolattartás követelményének való megfelelés komoly kihívások elé állítja mind az ügyfeleket, mind a hatóságokat, így annak eredményes megvalósítása fokozott figyelmet, kellő idő- és energiaráfordítást, és nem utolsó sorban szakmai (informatikai) felkészülést kíván meg a felektől.

Ehhez az alábbi segítséget kívánjuk nyújtani:

• elektronikus kapcsolattartás folyamatábra – összefoglaló táblázat (melléklet)
• telefonon történő tájékoztatás az elektronikus kapcsolattartással összefüggő informatikai kérdések, problémák esetén: Kiss Anna informatikai referens (Működést Támogató Főosztály, Informatikai Osztály) Tel.: 62/562-666
• Elektronikus kapcsolattartás a polgári perrendtartás során