Dr. Koréh Zoltán
törvényességi felügyeleti szakügyintéző
Jogi és Hatósági Főosztály / Jogi és Törvényességi Felügyeleti Osztály

Az egyedi iratkezelési szabályzat bevezetésével, módosításával kapcsolatosan az alábbi szakmai segítségnyújtást adjuk.

A jegyző egyedi iratkezelési szabályzatot (a továbbiakban: Szabályzat) ad ki az önkormányzati hivatal számára a Magyar Nemzeti Levéltárral (a továbbiakban: Levéltár) és a megyei kormányhivatallal egyetértésben [A köziratokról, a közlevéltárakról és a magánlevéltári anyag védelméről szóló (Levéltári tv.) 1995. évi LXVI. törvény 10. § (1) bekezdés c) pont].

Felhívjuk a figyelmet, hogy a közfeladatot ellátó szervek iratkezelésének általános követelményeiről szóló 335/2005. (XII. 29.) Korm. rendelet 68. § (1) bekezdése és 68. § (1a) bekezdése szerint az iratkezelés rendszerét csak a naptári év kezdetén lehet megváltoztatni, kivéve, ha a változtatás:

1. az egységes kormányzati ügyiratkezelő rendszerben végzett érkeztetést és expediálást érinti, vagy
2. az (…) önkormányzati ASP központhoz történő csatlakozás miatt szükséges.

A fentiekre tekintettel a Szabályzat bevezetése, vagy módosítása esetén az alábbiakat javasoljuk.

1. A bevezetésre, vagy módosításra kerülő Szabályzat mindenben a hatályos vonatkozó jogszabályoknak megfelelően, a Levéltár mnl.gov.hu honlapján közzétett szakmai iránymutatások figyelembevételével készüljön el.
2. Az elkészült, egyetértésre megküldendő Szabályzat – a beazonosíthatóság érdekében – rendelkezzen iktatószámmal.
3. A jegyző levelében mind a Magyar Nemzeti Levéltár Csongrád Megyei Levéltár (a továbbiakban: Csongrád Megyei Levéltár), mind a Csongrád Megyei Kormányhivatal (a továbbiakban: Kormányhivatal) részére egyértelműen jelölje meg azon, iktatószámmal ellátott szabályzatot, amely bevezetésének egyetértését kéri.
4. Célszerűségből a jegyző a Kormányhivatalt a Csongrád Megyei Levéltár egyetértési nyilatkozatának beszerzését követően, a nyilatkozatot mellékelve, keresse meg. E sorrendet természetesen nem kötelező tartani, azonban segítené a véleményezés során az iratkezelési szakmai szempontok érvényesülését.
5. Ha az önkormányzat a Csongrád Megyei Levéltár nyilatkozatának bevárása nélkül fordulna a kormányhivatalhoz, a jegyző nyilatkozzon, hogy a levéltár megkeresése megtörtént-e.
6. A Szabályzat év közben történő bevezetése, vagy módosítása esetén, a jegyző nyilatkozatában térjen ki: annak okára, a Korm. r. 68. § (1a) bekezdése szerinti kivételi kör fennálltára; a bevezetés (jövőbeni) időpontjára.

Kérjük, hogy a bevezetésre, vagy módosításra kerülő Szabályzatot, annak minden mellékletével és függelékével együtt, postai úton (6722 Szeged, Rákóczi tér 1.) és e-mailben (tfo@csongrad.gov.hu) is szíveskedjen megküldeni.